J'ai eu le plaisir d'accompagner la Boulangerie l'Alternative pour mettre en place Odoo en phases progressives.
Pierre a lancé son activité de boulanger spécialisé en produits sans allergènes (et sans concessions sur le goût, la qualité ni les valeurs humaines !) en même temps que je lançais mon activité en économie circulaire, l'Empoteuse.
La Boulangerie s'est rapidement développée, au mérite d'excellents produits qui conviennent à tous les palais. Au bout de quelques années, elle employait déjà plusieurs personnes et vendait beaucoup dans sa boutique, dans des événements, sur des marchés, dans des commerces partenaires, en ligne... Il était temps de rassembler ces activités dans un ERP.
Choix de l'ERP et phasage
J'ai recommandé Odoo à Pierre pour centraliser toutes ses activités, notamment ses nombreux canaux de vente. Ce qui est chouette avec Odoo, c'est que tous les modules sont accessibles à un prix unique, et pour le moment un seul utilisateur convient aux besoins de la Boulangerie. Nous avons commencé en standard, puis au bout d'un an nous avons identifié quelques éléments qui nécessitaient des personnalisations, et nous sommes passés sur le tarif Studio, pour changer quelques éléments importants mais de manière légère et robuste.
Au niveau de l'implémentation, la colonne vertébrale est la compta, qui regroupe les revenus générés par tous les canaux de vente. Dans un premier temps, nous nous sommes concentrés sur une compta correcte et permettant une vue panoramique de tous les revenus, en y encodant "en paquet" les totaux mensuels des différents canaux de vente, et petit à petit nous les avons ajoutés à l'ERP (sites web, ventes B2B, point de vente, événements...) jusqu'à ce qu'ils y soient tous intégrés en parfaite synergie.
Un jour Pierre m'a appelée
- Nous utilisons le point de vente depuis plusieurs semaines. Tout se passe bien mais...
- Quoi ? Mais je n'étais pas au courant ! Tout se passe bien ?
- Oui, Odoo est assez intuitif. Le jour de l'Épiphanie, on a vendu des galettes des rois blindé massacre toute la journée, toute l'équipe a utilisé le point de vente au lieu du petit carnet papier.
C'est ça la magie d'Odoo ! Bon, de petits ajustements comptables ont été mis en place, je vous en parle ci-dessous...
Mise en place de la compta
Données historiques
Comment ça se passe, la migration comptable pour une petite entreprise ?
Il y a une part d'observation des besoins et de configuration de l'ERP, et une part de formation du personnel.
Mais il y a aussi un élément important : on fixe une date à partir de laquelle on importe dans Odoo une "photographie" de l'activité (tous les comptes du bilan ou le compte des résultats à la fin d'une période fiscale). Cette opération, en partenariat avec le cabinet comptable, est souvent l'occasion de nettoyer les données et d'en prendre pleinement connaissance.
Les acquéreurs de paiement
Une particularité de la Boulangerie l'Alternative est qu'elle travaille avec ce qu'on appelle des acquéreurs de paiement (en ligne ou en boutique) : Mollie, Viva Wallet, PayPal, et certains clients viennent aussi avec des cartes cadeaux émises par une société tierce.
C'est typiquement le genre de flux financiers pour lesquels on a besoin d'une configuration spécifique et de l'accompagnement d'une partenaire afin que toutes les transactions, et les commissions prélevées, apparaissent correctement dans la comptabilité.
Les défis de la vente en ligne
Vendre en B2B et B2C
Rapidement, nous avons mis en place deux sites web distincts pour le B2B et le B2C (je vous explique pourquoi ici). Parmi d'autres choses, les clients professionnels ne paient pas leurs commandes à l'avance, et n'ont pas accès au même catalogue de produits, et bien sûr leurs tarifs sont différents et sans TVA.
Des emballages circulaires
Pierre utilise des bocaux réutilisables dont la consigne est parfaitement intégrée aux différents canaux de vente, y compris les retours.
De nombreux points dépôt
La Boulangerie livre de nombreux commerces qui revendent directement les produits, ou qui les livrent à des clients qui ont commandé en ligne. Cela a nécessité un peu de mise en place dans Odoo :
- Pour disposer d'une liste des préparations et cuissons pour le mercredi, le jeudi...
- Pour que le préparateur de commande puisse préparer, pour chaque point dépôt, toutes les commandes de chacun des clients, et disposer du numéro de téléphone du client final dans une liste de commandes.
Odoo ne propose pas ces options par défaut, mais nous avons tiré parti d'Odoo Sheets, un outil similaire à Excel intégré en temps réel dans la base de données, pour construire des listes de commandes sur mesure.
Les allergènes... Et des surprises !
Indiquer des allergènes sur une fiche produit, rien de plus simple, me direz-vous. Une étiquette fera l'affaire :
- Un croissant au beurre porte l'étiquette "lactose"
- Une madeleine aux œufs porte l'étiquette "œufs"
Le problème, c'est qu'un client qui ne veut manger ni œufs ni lactose n'a pas de sélection éliminant à la fois le croissant au beurre et la madeleine.
Nous avons jonglé un certains temps avec toutes les possibilités qu'offraient Odoo avant de trouver une formule d'étiquettes qui évite les conflits d'allergènes.
Les contenus des étiquettes... en un upload
Enfin, nous souhaitions ajouter une cerise sur le gâteau : plutôt qu'une introduction manuelle chronophage de tous les détails techniques des pâtisseries, nous voulions automatiser ceci sur la boutique en ligne :
Comme Pierre disposait déjà de toutes ces informations dans un fichier Excel servant à imprimer les éitquettes, même pour les produits très saisonniers, nous avons préparé les données pour l'import de centaines de lignes à la fois.